Bestuursopsomming

Die biblioteek se tradisionele rol as bewaarder van inligtingsdraers is grootliks deur die fisiese aard van papiergebaseerde inligtingsdraers beïnvloed.  In die verlede was die rol van die akademiese biblioteekdiens dié van versamelaar, bewaarder, instandhouer en beskikbaarsteller van bronne aan sy kliënte en het die klem op die sentralisering van biblioteekversamelings, die standaardisering en samesmelting van nasionale en internasionale katalogi, en die uitbou van biblioteekkonsortia geval.  Biblioteekgebruikers se inligtingsbehoeftes is dus grootliks bevredig deur die beskikbaarheid van toegang tot fisiese versamelings van inligtingsdraers (cf. Bylae A, Fig.1).

Die strategiese fokus van die US Biblioteekdiens is om die uitdagings van die nuwe millennium se inligtingsaanbod aan te durf deur die veranderende inligtingsbehoeftes van sy kliënte te anitisipeer en optimaal te bevredig.  Die kernfokus van die Biblioteekdiens is dus om die US gemeenskap se toegang tot die wêreldwye inligtingsaanbod (en veral elektroniese inligting) te fasiliteer (cf. Bylae D, Fig 2).

Inhoud

1. Inleiding
1.1 Die posisionering van die Universiteit
(a) Kennisondernemerskap
(b) ’n Leer en Onderrig Strategie 
(c) Ontwikkeling van die elektroniese
1.2 Die wêreldwye elektroniese inligtingsaanbod
1.3 Die hibriede biblioteekkonsep
1.4 Virtuele inligtingsomgewings

2. Biblioteekdiens as fasiliteerder
2.1 ’n Strategiese sprong na die toekoms
2.2 ’n Nuwe biblioteekmodel 
2.3 Die US Biblioteekdiens se Strategie vir die Nuwe Millennnium 
2.4 Die Biblioteekdiens as inligtingsfasiliteerder

3. Bepaling van ’n US strategie vir die elektroniese inligtingsaanbod
3.1 Implementering van die Biblioteekdiens se Strategiese Beplanning
3.2 Vennootskap en noue samewerking tussen Informasietegnologie en die Biblioteekdiens
3.3 Finansiering 
3.4 Ontwikkeling van die konsep van die virtuele inligtingsomgewing 
3.5 Behoeftebepaling van die kampus se inligtingsbehoefte
3.6 Opleiding in die gebruik van elektroniese inligting  
3.7 Funksionele implementering van die Elektroniese Inligtingsbeleid 
3.8 Samewerking met ander rolspelers buite die  US
3.9 Nasionale strategieë (SASLI) 

4 Aanbevelings

Bylae A:    Model van die papiergebaseerde biblioteekdiens

Bylae B:    Die inligtingsaanbod: 'n "smeltkroes"

Bylae C:    Voorbeelde van die virtuele inligtingsomgewings

Bylae D:    Die hibriede biblioteekmodel

Bylae E:    "Van Smeltkroes na 'n "Total Knowledge Enviroment (TKE)"

Bylae F:    Ontwikkelinge met betrekking tot ’n elektroniese inligtingstrategie
vanaf 1995 – 1999

1.1  Die posisionering van die Universiteit

Die US Biblioteekdiens se strategie vir die bestuur van die elektroniese inligtingsaanbod word stewig gegrond op die strewe van die Universiteit om ’n navorsingsgeoriënteerde instituut van wêreldformaat te wees. Verder word sterk klem in die strategie geplaas op die Universiteit se posisionering ten opsigte van selfleer in sy onderrigstrategie en die aanwending van informasietegnologie in dié strategie.

In die Aksieplan vir Navorsing 1999-2002 word dit duidelik gestel dat alhoewel die US as een van die navorsingsingsgeoriënteerde universiteite in Suid-Afrika beskou kan word, is sy posisie geensins veilig nie. Veral kommerwekkend is die feit dat die US in 1997 die grootste daling in navorsingspublikasies van al die navorsingsings-georiënteerde universiteite in Suid Afria beleef het.

Die dokument van die Universiteit, Strategiese Raamwerk vir die Eeuwisseling en daarná, lê dan ook besondere klem op die nastreef van uitmuntendheid ten opsigte van navorsing, onderrig en gemeenskapsdiens wat geïdentifiseer word as dié kernprosesse van die Universiteit.  Volgens die missiestelling van die Universiteit word daarna gestreef om ’n navorsingsingsgeoriënteerde instituut van wêreldformaat te wees, met sterk klem op die ontdek en deel van kennis.  Navorsing word gesien as dié kernaktiwiteit wat onontbeerlik is vir die verryking en ondersteuning van onderrig en gemeenskapsdienslewering.

Dit word onder andere beklemtoon dat daar gestreef moet word na die ontwikkeling van kennisondernemerskap om die toekomsvisie van die US te realiseer.  Die strewe van die Universiteit om as ’n navorsingsingsuniversiteit van wêreldformaat gesien te word, word onder andere vergestalt in die totstandkoming van die Stellenbosse Instituut vir Gevorderde Navorsing (SIGNA) waar die klem val op die ontwikkeling van ’n nuwe geslag van US navorsers onder leiding van toonaangewende navorsers van internasionale statuur.

Kernfokus:  Implisiet tot die skep van kennisondernemerskap is die onmisbare rol wat inligtings-voorsiening in dié kultuur sal moet speel.

(b) ’n Leer en Onderrig strategie

Tydens die Stanford Werkkursus (27 en 28 Januarie 2000) is ’n Leer en Onderrig Strategie vir die Universiteit bepaal en word vyf strategiese prioriteitsareas geïdentifiseer, naamlik:

·        uitkomsgebaseerde onderrigprogramme,
·        generiese vaardighede,
·        diversiteit van studente,
·        koppeling tussen navorsing en onderrig, en die
·        maksimalisering van kommunikasie- en inligtingstegnologie.

’n Basiese beginsel van die leeruitkoms, studentgesentreerde onderrigbenadering is dat die klem toenemend op selfleer val, wat dit noodsaak dat die leerder geredelike toegang tot die nodige inligtingsbronne sal kry. Die voorsiening van toegang tot die benodigde inligtingsbronne moet dus gesien word as ’n besonder belangrike faktor in die beplanning van uitkomsgebaseerde onderrig.

Verder word dit wêreldwyd deur opvoedkundiges aanvaar dat die generiese vaardigheid van inligtingsgeletterheid ’n integrale deel van uitkomsgebaseerde en selfleer-onderrig behoort uit te maak. (Die US Biblioteekdiens het in die afgelope tyd uit ondervinding geleer dat studente van die Afdeling Afstandsonderrig (AAO) nie noodwendig inligtingsgeletterd is nie en dat dit noodsaaklik is dat inligtings-vaardigheid een van die essensiële uitkomste van die AAO leerplan moet wees). Inligtingsgeletterdheid word ook gesien as ’n belangrike kommunikasievaardigheid en is die onmisbare keersy van vaardigheid in inligtingstegnologie.

Daar is alreeds verwys na die feit dat onderrig sterk deur navorsing ondersteun word (cf. par. 1.1 (a)) en inligtingvoorsiening moet gesien word as een van die mees belangrike prioriteitsareas vir die dosent, navorser en student.

Kernfokus:  In die lig van die US se Leer en Onderrig Strategie kan daar geen twyfel bestaan oor die onontbeerlike rol van inligtingvoorsiening nie.

(c)   Ontwikkeling van die elektroniese kampus

Verskeie aksies is sedert 1999 geloods (bv. die Werkkursus van Uni-Ed in Oktober 1999 en die Taakgroep vir Leer en Onderrig (TGLO) wat pas sy werksaamhede begin het) vir die daarstelling van ’n elektroniese akademiese omgewing (die sogenaamde "elektroniese kampus"), ter ondersteuning van die Universiteit se strategiese visie.

Kernfokus:  Alhoewel daar nog ’n lang pad geloop moet word voordat hierdie visie kan realiseer, impliseer die ontwikkeling van ’n elektroniese kampus die uitruil en gebruik van elektroniese inligting en sal die Biblioteekdiens vanweë sy inligtingsvoorsieningsrol ’n onontbeerlike rolspeler in hierdie nuwe voorgestelde bedeling moet wees.

1.2 Die wêreldwye elektroniese inligtingsaanbod

Die tradisionele rol wat uitgewers en biblioteekagentskappe in die verlede ten opsigte van die lewering van die inligtingsaanbod gespeel het, word veral die afgelope dekade deur die snelle ontwikkeling van die elektroniese inligtingsaanbod bedreig. Die onstabiliteit wat hierdie verwikkelinge ten opsigte van die inligtingsaanbod teweegbring is so omvangryk dat dit in werklikheid as ’n "smeltkroes" beskryf kan word (cf. par. 2.1 en Bylae B).

Kernfokus:  Die onstabiliteit van die elektroniese inligtingsomgewing noodsaak dat die US Biblioteekdiens ’n strategie ontwikkel om die bedreigings en geleenthede van hierdie vinnig veranderende omgewing effektief te bestuur.

1.3 Die hibriede biblioteekkonsep (Bo)

In die vinnig veranderende inligtingsomgewing word akademiese inligting al hoe meer in elektroniese formaat gepubliseer, alhoewel die oorgrote meerderheid inligtingsbronne wat in elektroniese formaat verskyn nog in baie gevalle aan papier-gebaseerde inligtingsdraers gekoppel bly.  In die hibriede biblioteek word die inligtinggebruiker se inligtingsbehoeftes bevredig deurdat die biblioteek se inligtingstelsel hom/haar direk en soomloos na toepaslike bronne verwys (gedruk en elektronies) en wat óf uit die biblioteekversameling óf deur interlenings óf direk vanaf ’n elektroniese diens beskikbaar gestel word (cf. Bylae D, Fig. 2).

In die literatuur word daar heel tereg soos volg verwys na die hibriede biblioteek:

…a continuum between the conventional and digital library, where electronic and paper-based information sources are used alongside each other. The challenge associated with the management of the hybrid library is to encourage end-user resource discovery and information use, in a variety of formats and from a number of local and remote sources, in a seamlessly integrated way.[1]

Kernfokus:  Dit is duidelik dat daar beweeg word na ’n nuwe inligtingsera waar die klem toenemend sal val op die fasilitering van toegang tot elektroniese inligting terwyl die omvang van die versameling en bewaring van inligtingsbronne minder belangrik sal word.

1.4 Virtuele inligtingsomgewings  (Bo)

Onlangse ontwikkelinge met die skep van virtuele inligtingsomgewings (cf. Bylae C) val tans hoofsaaklik buite die tradisionele inligtingsvoorsieningsrol van die akademiese biblioteekdiens.

Kernfokus:  Hierdie ontwikkelinge bied egter ’n besondere geleentheid om ’n strategie vir elektroniese inligting te ontwikkel waar die US Biblioteekdiens wel ’n dinamiese en aktiewe fasiliteringsrol ten opsigte van hierdie virtuele inligtingsomgewings kan speel.

2. ’n Visie van die Biblioteekdiens as fasiliteerder van die elektroniese inligtingsaanbod

2.1 'n Strategiese sprong na die toekoms (Bo)

Die Biblioteekdiens moet daarna streef om die geleenthede wat die elektroniese inligtingsrevolusie[2] bied ten volle te benut deur vanaf sogenaamde “current practice” na “possible futures” te beweeg. In die proses word ’n moontlike “Total Knowledge Environment” (TKE) geskep (cf Bylae E) waar toegang tot beide gedrukte en elektroniese inligting vir die kliënt optimaal beskikbaar sal wees.

                                                 Fig. 3: ’n Strategiese sprong na die toekoms

2.2     ’n Nuwe biblioteekmodel (Bo)

Wanneer daar begin word met die  formulering van 'n strategie vir die elektroniese inligtingsomgewing, is dit nodig om vir die afsienbare toekoms die akademiese biblioteek as ’n hibriede entiteit te sien. Met die beplande sprong na die toekoms is dit egter nodig dat aspekte van die sogenaamde "current practice" hierby ingesluit word. Die aard van die hibriede biblioteekdiens is dat inligting in beide papier en elektroniese formaat aan die inligtingsoeker beskikbaar gestel word. Dit is dus nie moontlik om ’n strategie vir elektroniese inligting te ontwikkel sonder dat dit aanvaar word dat daar nog vir ’n lang periode voorsiening vir papiergebaseerde inligting gemaak sal moet word nie. Die biblioteek sal vir ten minste die volgende geslag nog voortgaan met sy tradisionele rol as versamelaar en bewaarder van fisiese inligtingsbronne.

Die uitdaging vir die US Biblioteekdiens is egter om ’n strategie te bepaal wat nie net die hibriede aard van die inligtingsaanbod effektief sal aanspreek nie, maar ook nuwe inligtingshorisonne vir sy kliënte sal oopmaak.  As gevolg van die dramatiese ontwikkelinge in inligtingstegnologie oor die afgelope aantal jare word die biblioteek lank nie meer gesien as slegs ’n fisiese gebou vir die bewaring van inligtingsbronne nie.

Met die aanbreek van die elektroniese inligtingsera is die konsep van die "biblioteek-sonder-mure" nou nader aan verwesenliking indien die biblioteek ’n meer aktiewe fasiliteringsrol in die virtuele inligtingsomgewings, waar inligtingsoekers werk en inligting deel, kan speel.

2.3   Die US Biblioteekdiens se Strategie vir die Nuwe Millennium (Bo)

Daar is gepoog om met sy strategiese beplanningsproses die Biblioteekdiens sodanig te struktureer dat die uitdagings van die nuwe millennium met groter effektiwiteit aangepak kan word. Terselfdertyd word daarna gestreef om die veranderende inligtingsbehoeftes van kliënte proaktief te antisipeer en optimaal te bevredig. Die uitdaging is om dit wat deur die Biblioteekdiens beplan word voldoende te belyn met die kontoere en uitkomste van die US se eie strategiese beplanningsproses. In die proses stel die Biblioteekdiens ’n nuwe visie daar, naamlik.

Ons verbintenis tot uitnemendheid open deure na kennis

In die uitvoering van hierdie visie word daarna gestreef om ’n voortreflike en dinamiese inligtingsdiens te verskaf.

Die kernfokus van die elektroniese inligtingstrategie van die Biblioteekdiens is dan om die US gemeenskap se toegang tot die wêreldwye inligtingsaanbod binne ’n doelbewuste elektroniese omgewing te voorsien.

2.4   Die Biblioteekdiens as inligtingsfasiliteerder (Bo)

Die visie van die Biblioteekdiens as ’n dinamiese inligtingsfasiliteerder kan in die onderstaande model (Fig. 4) grafies voorgestel word.

                                          Fig. 4: Biblioteekdiens as inligtingsfasiliteerder

Die Biblioteekdiens word as een van die belangrikste rolspelers in die arena van inligtingsinteraksie gesien, maar hierdie fasiliterende rol kan slegs in noue samewerking met al die ander rolspelers op kampus, wat aktief in die inligtings-omgewing werk, onderneem word. 

3. Bepaling van ’n US strategie vir elektroniese inligting (Bo)

Alhoewel daar tot onlangs nog nie ’n formele strategiese dokument vir toegang tot elektroniese inligting die lig gesien het nie, was ’n bestuurstrategie wel in plek om die Biblioteekdiens ten opsigte van die vinnig veranderende inligtingsaanbod beter te kon posisioneer (cf. Bylae F).

Die verdere suksesvolle inwerkingstelling van die strategie vir die elektroniese inligtingsaanbod op kampus vereis egter dat daar vir die afsienbare toekoms op ’n aantal strategiese fokusareas gekonsentreer moet word.  Dit word in die vooruitsig gestel dat die Biblioteekdiens nóú sal saamwerk met die rolspelers op kampus wat aktief in die inligtingsomgewings funksioneer. Die fokusareas word dan gesien as 'n strategiese raamwerk waarbinne die uitdagings van die vinnig ontwikkelende elektroniese inligtingsaanbod oor die volgende aantal jare aangedurf en effektief bestuur sal word.

3.1   Implementering van die Biblioteekdiens se Strategiese Beplanning (Bo)

(a)     Tydens die skrywe van hierdie dokument was die Biblioteekdiens se Strategie vir die Nuwe Millennium in voorbereiding vir voorlegging aan die Rektoraat. Die suksesvolle implementering van die elektroniese inligtingstrategie hang tot 'n groot mate daarvan af of die organisatoriese herstrukturering en selfs moontlike uitbreiding van die Biblioteekdiens wel deurgevoer sal word (o.a. navorsing en ontwikkeling, die rekenaardienste-afdeling, vakbibliotekarisstelsel, opleidings-afdeling, ens.)

(b)        Die daarstelling van 'n kultuur van inligtingsfasilitering sal die  heropleiding van biblioteekpersoneel behels, en waar nodig ook nuwe aanstellings. Hierdie aspek is van kritieke belang binne die voorgestelde organisatoriese herstrukturering.

.2.  Vennootskap en noue samewerking tussen Informasie-tegnologie en die Biblioteekdiens (Bo)

Strategieë moet bepaal word om te verseker dat die nodige rekenaar- en inligtingstegnologie in plek is om die elektroniese inligtingsaanbod effektief te kan bestuur. Dit sluit die volgende in:

(a)     Ondersoeke na die verdere versterking van organisatoriese bande tussen Informasietegnologie en die Biblioteekdiens.

(b)     Ondersoeke (in samewerking met Informasietegnologie) na die mate waartoe die huidige finansiering van die inligtingstegnologie infrastruktuur van die kampus voldoen aan die toenemende vereistes van die wêreldwye inligtingsaanbod (cf. par. 3.3).

3.3   Finansiering (Bo)

(a)      Die verwagting is dat finansiering vir die hibriede biblioteek vir die afsienbare toekoms groter sal wees as vir die tradisionele biblioteekdiens. Benewens finansiering vir elektroniese inligtingsbronne sal daar nog vir ’n onbepaalde tyd finansiële voorsiening vir papierbronne gemaak moet word. ’n Ondersoek na die finansiële implikasies vir die ontwikkeling van die elektroniese inligtingstrategie sal in samewerking met relevante rolspelers op kampus onderneem moet word.

(b)     Die nodige finansiële meganismes sal geskep moet word om te verseker dat die verskillende loodsprojekte (cf. bv. par. 3.4) en ondersoeke van die nodige hulpbronne voorsien sal wees. Hierdie aspek kan deel uitmaak van bogenoemde finansiële ondersoek.

3.4   Ontwikkeling van die konsep van die virtuele inligtingsomgewing (Bo)

Die konsep van die virtuele inligtingsomgewing, met die Biblioteekdiens as inligtingsfasiliteerder en -bestuurder, moet deur loodsprojekte verder ontwikkel word. Dit sluit die volgende in:

(a)     Die ontwikkeling van ’n virtuele inligtingsruimte, in samewerking met Informasie-tegnologie en ’n geesteswetenskaplike departement, waar dosente en studente virtueel interaktief met mekaar sowel as inligtingsbronne kan werk.